Как внедрить систему управления проектами в малом бизнесе: советы

Если во время мелких задач все цели достигаются достаточно быстро, то с большими задачами может возникнуть серьезная проблема. В будущем это приведет к срыву сроков, выгоранию и снижению эффективности работы предприятия.

Как только такая проблема появилась, значит, компании необходима система управления проектами. Для внедрения таких технологий нужно в первую очередь отобрать критерии для создания подходящей системы.

Базовые критерии системы управления проектами:

• прозрачность задач;
• низкой порог входа;
• понятный интерфейс.

Стоит также помнить, что во время поиска системы управления, не стоит забрасывать имеющуюся методику менеджмента проектов, поскольку нельзя полностью приостановить работу компании. Переход в дальнейшем на новую площадку также потребует средств и времени от сотрудников, поэтому сначала необходимо провести тестирование.

Первый этап подбора системы управления проектов - тестирование всемирно известных площадок. Как правило, это крупнейшие сервисы с относительно недорогой платой за обслуживание.

Как правило, все большие сервисы имеют простой и понятный интерфейс. При этом они могут автоматически создавать графические иллюстрации, демонстрирующие процесс выполнения задач.

Используя масштабные системы по управлению проектами стоит помнить, что они обладают большим функционалом. Как правило, они все имеют широкий функционал, встроенную телефонию и управление финансовыми потоками в автоматическом режиме.

Также не исключено, что крупные сервисы имеют хоть и понятный, но очень сложный интерфейс за счет широкого функционала программы. Чтобы найти нужный раздел может потребоваться более 10-15 минут.

Для перехода на новую систему компаниям может требоваться от одного месяца и больше. По большей степени это зависит от объема данных на старой площадке и вовлеченности персонала.

Самое важное правило, которому должна отвечать система - это возможность размещения больших задач с соблюдением, выделенным критериев. Часто менеджеры в компании особенно выделяют именно критерий прозрачности задач.

Под прозрачностью понимается доступность целей и задач для всех сотрудников. Чем выше качество этого критерия, тем более продуктивно будут работать команды.

Также не менее важное правило, необходимое для проектной работы - это отслеживание сроков разработки, реализации и доработки проектов. Если площадка может показывать сроки, контролировать их через уведомления, то такая система - хороший вариант.

Среди всех СУ проектов рекомендуется обращать только на те, соответствующие критериям. При этом не стоит забывать о цене за обслуживание и качестве интерфейса. Чем проще будет навигационное меню, тем быстрее коллектив перейдет к работе.