Logo
Курсы валют:
  • Обменный курс USD по ЦБ РФ на 14.05.2022 : 63,7799
  • Обменный курс EUR по ЦБ РФ на 14.05.2022 : 65,7939
Организуем архив в организации: 6 важных шагов

Организуем архив в организации: 6 важных шагов

Со временем может скопиться достаточно значительный объем бумаги, которую следует должным образом хранить и впоследствии передавать на постоянное хранение в государственный архив. Основные требования к архиву организации приводим в нашей статье.

1. Здание

В первую очередь, необходимо подумать о всем сооружении, где находится ваш офис. Оно должно соответствовать требованиям к зданию архива, а именно должны быть соблюдены правила пожарной безопасности, то есть здание архива не может находиться вблизи опасных объектов, таких как автостоянки, заправочные станции, гаражи. Нельзя располагать архив в здании, находящимися рядом с промышленными зонами и загрязняющих предприятий. Здание должно быть прочным, недопустимо делать архив в ветхих, деревянных постройках.

2. Помещение

Помещение архива не должно являться чердачным или подвальным помещением. Архивные документы хранят в изолированном помещении, вдали от мест приема пищи, ее приготовления или хранения, чтобы избежать загрязнения и появления грызунов. Это также касается проникновения солнечного света - это запрещено, так как документы разрушаются быстрее под его воздействием. Помещение должно быть хорошо вентилируемым, не сырым и не слишком сухим, чтобы не развивалась плесень. Температура в архивном помещении должна быть 17-19 градусов по Цельсию.

3. Устройство

Архив предусматривает наличие нескольких отдельных помещений. Прежде всего, архивохранилище, где будут храниться документы, вышедшие из

оборота и подлежащие долговременному или постоянному хранению. Помещение для использования хранящихся документам, если вдруг работникам потребует доступ к какой-либо информации. Помещение для приема и оформления поступивших в архив документов, а также помещение для сотрудников архива.

4. Оснащение

Вход в помещение архивохранилища должен быть оснащен огнестойкими дверьми, которые блокируются в случае пожара, а стены должны быть покрыты огнеупорным материалом. Документы хранятся в коробках или специальных боксах, на металлических стеллажах, которые не должны быть приставлены вплотную к стенам и позволять свободно проходить между ними. Архивохранилище должно быть оснащено порошковой системой пожаротушения.

Читайте также: Электронные книги не смогут вытеснить бумажный формат

5. Безопасность

Допуск в архивохранилище могут иметь только должностные лица, работающие в нем. Нахождение посторонних лиц в помещении архивохранилища запрещено, так как это может нанести вред документам: случайное загрязнение, небрежное отношение или порча могут повлечь за собой самые неприятные последствия.

6. Документация

Архив - такое же подразделение организации, как и любое другое, а значит должно иметь собственное положение, а его работники - должностные инструкции. Из числа сотрудников архива назначается ответственное за архив лицо, а также избирается экспертная комиссия, которая будет проводить оценку хранящихся документов.

Жители Петербурга жалуются на несуществующие долги по квитанциям ЖКХ

Жители Петербурга жалуются на несуществующие долги по квитанциям ЖКХ

Для многих петербуржцев майские праздники преподнесли сюрприз в виде квитанций за коммунальные услуги от "Петроэлектросбыта".

Петербуржцы десятилетиями ждут квартир на фоне безразличия Смольного к инвесторам

Петербуржцы десятилетиями ждут квартир на фоне безразличия Смольного к инвесторам

Некоторые петербуржцы вынуждены десятилетиями ждать жилья от города, пока Смольный ограничивает инвесторов.

Цены на вторичное жилье в России выросли на 5% за год

Цены на вторичное жилье в России выросли на 5% за год

В 2019 году сильный рост цен на новостройки спровоцировал подорожание на рынке вторичного жилья

Евро вырос до 70,43 рубля в четверг

Евро вырос до 70,43 рубля в четверг

Официальный курс евро к рублю, установленный Банком России на 7 ноября, четверг, увеличился на 0,98 копейки - до 70,4301 рублей, курс доллара вырос - на 34 копейки, до 63,588 рублей, указывается в данных Центробанка.