Организуем архив в организации: 6 важных шагов

Со временем может скопиться достаточно значительный объем бумаги, которую следует должным образом хранить и впоследствии передавать на постоянное хранение в государственный архив. Основные требования к архиву организации приводим в нашей статье.

1. Здание

В первую очередь, необходимо подумать о всем сооружении, где находится ваш офис. Оно должно соответствовать требованиям к зданию архива, а именно должны быть соблюдены правила пожарной безопасности, то есть здание архива не может находиться вблизи опасных объектов, таких как автостоянки, заправочные станции, гаражи. Нельзя располагать архив в здании, находящимися рядом с промышленными зонами и загрязняющих предприятий. Здание должно быть прочным, недопустимо делать архив в ветхих, деревянных постройках.

2. Помещение

Помещение архива не должно являться чердачным или подвальным помещением. Архивные документы хранят в изолированном помещении, вдали от мест приема пищи, ее приготовления или хранения, чтобы избежать загрязнения и появления грызунов. Это также касается проникновения солнечного света - это запрещено, так как документы разрушаются быстрее под его воздействием. Помещение должно быть хорошо вентилируемым, не сырым и не слишком сухим, чтобы не развивалась плесень. Температура в архивном помещении должна быть 17-19 градусов по Цельсию.

3. Устройство

Архив предусматривает наличие нескольких отдельных помещений. Прежде всего, архивохранилище, где будут храниться документы, вышедшие из

оборота и подлежащие долговременному или постоянному хранению. Помещение для использования хранящихся документам, если вдруг работникам потребует доступ к какой-либо информации. Помещение для приема и оформления поступивших в архив документов, а также помещение для сотрудников архива.

4. Оснащение

Вход в помещение архивохранилища должен быть оснащен огнестойкими дверьми, которые блокируются в случае пожара, а стены должны быть покрыты огнеупорным материалом. Документы хранятся в коробках или специальных боксах, на металлических стеллажах, которые не должны быть приставлены вплотную к стенам и позволять свободно проходить между ними. Архивохранилище должно быть оснащено порошковой системой пожаротушения.

Читайте также: Электронные книги не смогут вытеснить бумажный формат

5. Безопасность

Допуск в архивохранилище могут иметь только должностные лица, работающие в нем. Нахождение посторонних лиц в помещении архивохранилища запрещено, так как это может нанести вред документам: случайное загрязнение, небрежное отношение или порча могут повлечь за собой самые неприятные последствия.

6. Документация

Архив - такое же подразделение организации, как и любое другое, а значит должно иметь собственное положение, а его работники - должностные инструкции. Из числа сотрудников архива назначается ответственное за архив лицо, а также избирается экспертная комиссия, которая будет проводить оценку хранящихся документов.