Помощники руководителя: супергерои без плащей

Помощники бывают разными. Тихими и скромными. Смелыми и шумными. Некоторые кажутся кроткими, в то время как другие кажутся чрезмерно уверенными. Не менее важно, что они являются соединительным элементом, который связывает все вместе.

Ассистенту платят за поддержку руководителя и, соответственно, за команду. Прямых отчетов помощнику нет. Но это не мешает помощнику командовать армией.

С самого первого рабочего дня они начинают естественный процесс поиска, строительства и содержания своего племени. Это племя, которое сражается каждый день, и оно побеждает.

Кто их племя?

Другие помощники разбросаны по всей организации. Что может быть страшнее, чем один помощник, который знает все? Стая волков, которые могут за несколько секунд убить свою добычу с помощью вездесущих знаний и волчьих рефлексов, чтобы добиться цели. Это помощники. Они образуют стаю волков, как никто другой.

Мало того, что помощник объединяется с другими помощниками через невидимую, прочную связь, они также начинают процесс уничтожения.

Их способность запоминать организационную диаграмму невероятна. Помощники приходят рано и часто остаются допоздна. Они отвечают на электронные письма и текстовые сообщения в любое время. Проактивный, совместный и интуитивно понятный помощник обладает шестым чувством, предвидя, что может пойти не так, еще до того, как что-либо произошло.

Слишком много людей классифицируют их исключительно как планировщиков и организаторов.

Помощник руководителя является контактным лицом для внутренних и внешних запросов, а также ответственным лицом за организацию маршрутов, координацию встреч и подготовку кратких заметок и протоколов встреч. В его обязанности входит:

• Координация и проведение мероприятий.
• Поддержание профессиональных финансов, включая все расходы, отслеживание финансов, своевременная оплата счетов и поддержание всех электронных таблиц в актуальном состоянии.
• Чтение, распространение и отслеживание стандартной входящей почты. Распределение входящих звонков и некоторых электронных писем.
• Составление и подготовка документов для подписи. Координация подготовки корпоративных документов по запросу.
• Делегирование и контроль действий, относящихся к сфере ответственности.
• Поддержка простой в использовании системы хранения архивных документов и компьютерных файлов.
• Предоставление конфиденциальной личной поддержки и сохранение конфиденциальной личной информации.

Каждый помощник руководителя понимает изложенные выше должностные инструкции. Они выполняют каждое из этих действий не только превосходно, но и не задумываясь. Они супергерои без плащей.