Учимся распоряжаться своим временем правильно

Тайм-менеджмент

Этим понятием часто оперируют успешные люди, которые успевают сделать очень много. Такой продуктивности добиться не очень просто. Но вы можете понаблюдать и взять себе в пример такого человека. Суть не в том, чтобы делать больше, а в том, чтобы был больше результат. Иногда времени можно потратить меньше.

Планирование

Это основа основ тайм-менеджмента. Оно просто необходимо для тех, кто планирует успевать больше. Правило 6 "П" гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Пока у вас не будет чётко прописано на бумаге, что конкретно вам следует сделать, вы сами для себя не поймёте. Это своего рода карта. Заведите ежедневник, или просто тетрадь, пишите свои дела на день.

Так вы всегда будете знать с чего начать свой день. Появилась новая задача — впишите, сделали дело — зачеркните, вы так будете удовлетворены собой. Если дело сложное, разделите его на подзадачи. Можно нарисовать разветвление. Начинайте с тех дел, которые вы любите меньше, от более длинных к коротким, от больших к маленьким.

Вы удивитесь, насколько приятно вам будет наблюдать, как вы справляетесь со всеми на короткий период времени. Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Определите главное

Попробуйте к каждой задаче присвоить уровень важности. Ещё одно базовое правило тайм-менеджмента — определение главного. Для этого подумайте о последствиях выполнения или невыполнения задачи — если они серьёзны, то задача является важной. Чтобы облегчить последующее исполнение, попробуйте обозначать уровень значимости буквами — АБВГД, где А будет неотложным делом, а Д мелким поручением. Пока не выполните задание А, не переходите к Б, и так далее. Например, список ваших дел будет начинаться с А1, а заканчиваться Д6.

Принудительная эффективность

Очень сложно работать над несколькими делами одновременно. Исключением, поалуй, был лишь Моцарт, который писал несколько шедевров одновременно. Доказано, что бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, вы теряете эффективность вдвое. Взялись за задачу — доделайте её через всю лень и неохоту. Все дела можно разделить на 4 группы:

• Срочные и важные;
• Важные, но не срочные;
• Срочные, но не важные;
• Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом Эйзенхауэра.

• Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Эти дела лучше выполнять сразу. Обычно невыполнение грозит неприятностями и наоборот.
• Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, но они могут превратиться в первостепенные задачи со временем. Так что лучше не затягивать.
• Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Поэтому их можно поручить кому-то или взяться за них в другое время.
• Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Их можно вычеркнуть сразу.

Слово "нет"

Иногда сложно отказать коллеге в просьбе сделать какую-нибудь работу, но тем не менее это серьёзно сказывается на вашем распорядке дня. Научитесь отказывать и не брать на себя дела, "съедающие" ваше время. А ещё лучше составить список дел, которые абсолютно бесполезны, например, сплетни с подругой по телефону. Пообещайте себе этим не заниматься.

Корзина для мусора

Ваше рабочее место определяет и ваш настрой. Если вы возьмёте в привычку выкидывать всё ненужное сразу или перебирать бумаги, то вам не придётся тратить часы на то, чтобы найти затерявшийся документ. Потратьте 15 минут на уборку и работайте за чистым столом. Так вы сделайте гораздо больше, да и настроение будет выполнить всё больше и больше.

Наше время — ценный и невозвратный ресурс. Помните об этом и распоряжайтесь им правильно.