Секреты для владельцев малого бизнеса

В некоторых случаях это помогает добавить определенные инструменты в вашу коллекцию. Тем не менее, еще важнее умение менять настроение и повседневные привычки. Вот четыре рекомендации по управлению производительностью и временем, которые помогут вам вписаться в ваш насыщенный график.

Найти правильную систему планирования

Существует множество приложений и инструментов, которые помогут вам управлять временем, отслеживать прогресс и устранять отвлекающие факторы. Ключ к успеху — каждый должен найти систему, которая работает для него идеально. Если вам будет проще записывать список дел в ноутбуке, не инвестируйте в причудливые приложения. С другой стороны, если вы часто "зависаете" на своем ноутбуке или смартфоне, может оказаться полезным использовать такое приложение, как Workflow, Clear или Microsoft Outlook.

Один принцип, который следует иметь в виду, когда речь идет о инструментах повышения производительности — это не слишком усложнять ситуацию. Некоторые приложения, например, предназначены для команд и совместной работы. Если вы единственный владелец бизнеса, вам это будет попросту не нужно.

Точно так же, если вам всегда было удобно пользоваться блокнотом и ручкой, не чувствуйте себя обязанным перейти на высокотехнологичный инструмент только потому, что он доступен и популярен. В блокноте также много места. Например, самого простого приложения для заметок на смартфоне достаточно для составления списков дел. С другой стороны, вы можете обнаружить, что некоторые приложения действительно делают вас более продуктивными. Например, StayFocused помогает избежать отвлекающих факторов, таких как социальные сети, когда вы пытаетесь работать.

Установить приоритеты

Умение расставлять приоритеты — один из наиболее важных навыков управления временем, который вы можете освоить. Если вы работаете над списком дел, который не организован в каком-либо конкретном порядке, он может принести больше вреда, чем пользы. Вы можете начать с обычного списка, но вы всегда должны будете тратить время на его изменение, исходя из срочности и времени, необходимого для каждой задачи.

В противном случае вы можете ненароком поместить важные задачи ниже тривиальных и просто упустить множество возможностей. При настройке приоритетов обычно лучше всего начинать с того, который занимает самое долгое время, или наиболее актуален.

Держите закон Паркинсона в уме

Закон Паркинсона гласит, что "Работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для его завершения". Эти слова относятся к 1955 году, когда они появились в The Economist. Тем не менее, это так же актуально и сегодня. Дело в том, что время, которое уходит на определённую задачу — это, в значительной степени, вопрос восприятия. Если вы планируете встречу в течение часа, это будет долго. Но если вы уделили на это 30 минут, скорее всего, вы получите то же, что и за целый час.

Закон Паркинсона охватывает многие ситуации, но это не относится ко всему. Сложные или трудоемкие задачи не попадают под этот закон. Например, если вам потребуется 40 минут, чтобы доехать от дома до вашего места работы при обычной загруженности, это примерно то, сколько вам и вправду требуется времени, быстрее может не получиться.

Тем не менее, многие элементы в списке задач, возможно, могут быть скорректированы. Например, встречи, телефонные звонки, ответы на электронные письма и многие письменные задания (объявления, электронные письма, сообщения в блогах и т. Д.). Во многих случаях идея о том, что что-то занимает определенное количество минут или часов, — это просто привычка. Посмотрите на все, что вы делаете, и посмотрите, где вы можете повысить эффективность, просто предоставив себе меньше времени для этого.

Получите больше времени, делая меньше

Единственный способ создать больше времени — это прекратить делать определенные вещи. Если вы честно посмотрите, как вы на самом деле проводите время, вы почти наверняка найдете способы очистить по крайней мере несколько часов в неделю из вашего расписания. Сколько времени вы проводите в социальных сетях, просмотре сериалов или видео на YouTube?

Всем нужно расслабление и развлечение. Но если вы ежедневно проводите часы, просматривая реалити-шоу, видеоролики с кошками, или основные моменты в играх Чемпионата Мира по футболу (или что у вас на уме), вы, вероятно, можете выкроить пару часов в неделю и использовать время более продуктивно.

Другой способ освободить время — это тщательно подумать, прежде чем выполнять задания и встречи. Прежде чем сказать "да", подумайте, сколько времени это займет, какая от этого будет польза, и насколько вы действительно хотите или должны это сделать. Высказывание "да" из обязательства или из-за того, что вы недооценили, сколько времени потребуется, может как паразит высосать из вас много времени.

В настоящее время вы должны быть осторожны в отношении онлайн-запросов, таких как курсы, вебинары, тренинги и другие трудоемкие задачи, которые якобы необходимы для вашего бизнеса, но могут отвлечь вас от более неотложных задач. Постарайтесь не совершать ничего, не задумавшись о том, является ли это дело настоящей потребностью, или же это просто очередное отвлечение.

Повышение производительности помогает вам построить более успешный бизнес. Это помогает вам чувствовать себя более уверенно в своей жизни и помогает снизить стресс. Это также упрощает определение приоритетов. Когда вы организовываетесь и не преувеличиваете своё время и возможности, вы можете развить точный фокус и полностью сосредоточиться на конкретной задаче.