Подготовка
Осведомитесь о людях, с которыми будете вести переговоры. Здесь важна не столько формальная информация о возрасте и должности, а, например, черты характера, деловой образ. Если вы уже знакомы, проанализируйте свой предыдущий опыт встреч, реакции и формы ответов собеседника. В ином случае, можно попробовать узнать эту информацию у других.
Не стоит забывать и про организационную подготовку. Все документы должны иметься у вас в полном комплекте, составлена повестка дня, план переговоров, цели и их пути достижения в ходе переговоров. Не будут лишними ссылки на законодательные акты, авторитетные мнения и статистика. Не стоит опаздывать - это будет расценено как неуважение и несерьезный подход к делу. Если же такое все же произошло, попытайтесь представить это с оптимистичной точки зрения (например, стремление дать партнеру освоиться в новой обстановке).
Начало переговоров
Начинать переговоры стоит с постановки конкретных задач. После необходимо выслушать мнение участников переговоров. Если обе стороны заинтересованы в сотрудничестве, можно переходить к решению проблем. Вы формулируете ключевые требования и анализируете требования другой стороны. Начинать следует с разрешения простых пунктов, это настроит участников на сотрудничество и создаст благоприятную атмосферу согласия.
Переговоры - дело серьёзное и ответственное, конечно же, формальное, но оно не исключает юмор. Вовремя сказанная шутка может сделать для успеха переговоров больше любых объективных аргументов. Начатые с шутки переговоры приобретут приятный тон, частично снимут напряжение. Стоит помнить о том, что юмор должен быть уместным.
Ход переговоров
Во время обсуждения вопросов нужно обращать внимание не только на содержание переговоров, но и на форму. Вежливость превыше всего. Обращайтесь к партнеру по имени и отчеству, не перебивайте, избегайте переспрашивания. Такие категоричные слова, как «нет», «никогда», «невозможно» отрицательно повлияют на исход переговоры, покажут вас негибким партнером. Неуместен жаргон и излишние комплименты.
Дружелюбие, такт и умение спокойно оценить обстановку - важные качества в ходе переговоров, проявите их. Важно показать участникам, что вы настроены на сотрудничество и готовы прийти к компромиссам во имя достижения общих целей.
Завершение переговоров
В конце переговоров необходимо еще раз кратко пройтись по всем пунктам и уточнить договоренности по каждому из них, чтобы избежать казусов. Все соглашения получают силу только после официального подписания документа. Помните, что все обязательства с вашей стороны должны быть выполнимы, иначе вы рискуете своей репутацией.
Даже если достичь договоренностей не удалось, поблагодарите партнера за продуктивную встречу и выскажите надежды на успешное разрешение ситуации в скором будущем.
Каждую подобную встречу следует анализировать, выявлять свои промахи и победы. Это может стать неплохой базой для успеха последующих переговоров.