Со временем может скопиться достаточно значительный объем бумаги, которую следует должным образом хранить и впоследствии передавать на постоянное хранение в государственный архив. Основные требования к архиву организации приводим в нашей статье.
1. Здание
В первую очередь, необходимо подумать о всем сооружении, где находится ваш офис. Оно должно соответствовать требованиям к зданию архива, а именно должны быть соблюдены правила пожарной безопасности, то есть здание архива не может находиться вблизи опасных объектов, таких как автостоянки, заправочные станции, гаражи. Нельзя располагать архив в здании, находящимися рядом с промышленными зонами и загрязняющих предприятий. Здание должно быть прочным, недопустимо делать архив в ветхих, деревянных постройках.
2. Помещение
Помещение архива не должно являться чердачным или подвальным помещением. Архивные документы хранят в изолированном помещении, вдали от мест приема пищи, ее приготовления или хранения, чтобы избежать загрязнения и появления грызунов. Это также касается проникновения солнечного света - это запрещено, так как документы разрушаются быстрее под его воздействием. Помещение должно быть хорошо вентилируемым, не сырым и не слишком сухим, чтобы не развивалась плесень. Температура в архивном помещении должна быть 17-19 градусов по Цельсию.
3. Устройство
Архив предусматривает наличие нескольких отдельных помещений. Прежде всего, архивохранилище, где будут храниться документы, вышедшие из
оборота и подлежащие долговременному или постоянному хранению. Помещение для использования хранящихся документам, если вдруг работникам потребует доступ к какой-либо информации. Помещение для приема и оформления поступивших в архив документов, а также помещение для сотрудников архива.
4. Оснащение
Вход в помещение архивохранилища должен быть оснащен огнестойкими дверьми, которые блокируются в случае пожара, а стены должны быть покрыты огнеупорным материалом. Документы хранятся в коробках или специальных боксах, на металлических стеллажах, которые не должны быть приставлены вплотную к стенам и позволять свободно проходить между ними. Архивохранилище должно быть оснащено порошковой системой пожаротушения.
Читайте также: Электронные книги не смогут вытеснить бумажный формат
5. Безопасность
Допуск в архивохранилище могут иметь только должностные лица, работающие в нем. Нахождение посторонних лиц в помещении архивохранилища запрещено, так как это может нанести вред документам: случайное загрязнение, небрежное отношение или порча могут повлечь за собой самые неприятные последствия.
6. Документация
Архив - такое же подразделение организации, как и любое другое, а значит должно иметь собственное положение, а его работники - должностные инструкции. Из числа сотрудников архива назначается ответственное за архив лицо, а также избирается экспертная комиссия, которая будет проводить оценку хранящихся документов.
Штрафы за незаконные дорожные знаки грозят собственникам автотрасс
Владельцев автомобильных дорог, а также ответственных за организацию дорожного движения, хотят штрафовать за неправомерно установленные дорожные знаки, а также неверно нанесенную разметку на проезжей части, пишет РГ.
С мая в РФ может быть отменена пошлина на экспорт угля
Введенная в начале марта этого года экспортная пошлина на уголь в России может быть отменена уже в начале мая. Хотя её и установили сроком действия на год, но сейчас власти близки к пересмотру решения, пишут "Ведомости".
РФ заняла около трети в структуре зернового импорта ОАЭ
Доля российского зерна в общем объеме импорта в Объединенные Арабские Эмираты составляет варьируется от 30 до 35%, сообщил торговый представитель РФ в ОАЭ Андрей Терехин.
Бизнесмены из РФ планируют создать зерновой хаб в ОАЭ
Открытие крупного зернового хранилища в Объединенных Арабских Эмиратах рассматривается российскими крупнейшими зерновыми компаниями заявил торговый представитель РФ в ОАЭ Андрей Терехин